Embaucher une secrétaire qui réponde aux exigences des entreprises modernes est une tâche difficile mais nécessaire. En effet, les activités qu’elle exerce doivent être efficaces et économiquement viables. Avec autant de responsabilités, il est essentiel que la candidate ait une expérience professionnelle évidente et se présente pour travailler à la productivité de l’entreprise. Donc, si vous voulez engager une secrétaire expérimentée, vous devez connaître les compétences essentielles pour ce poste.
Avoir des compétences en matière de gestion
La fonction principale d’un secrétaire est d’orchestrer les besoins de la direction de l’entreprise. À cette fin, il est important de vérifier les compétences acquises depuis l’obtention du diplôme en plus des connaissances développées obtenues dans le cadre des expériences professionnelles. Par conséquent, il est pertinent de prendre en compte dans cette évaluation le type d’expérience avec le secrétariat.
Pour recruter une secrétaire indépendante, vous pouvez vérifier sur des plateformes d’offres de missions pour secrétaire indépendant, ou prendre contact avec une entreprise spécialisée telle que atlantiquesupportadmin.fr. Il faut veiller à ce que la candidate choisie, dispose des connaissances nécessaires pour élaborer des feuilles de présence, rédiger des rapports de mouvements, organiser l’agenda et mettre en place une routine conforme au profil de l’entreprise et de ses besoins.
Il est important de faire passer des tests psychotechniques aux candidats permet d’évaluer leur capacité à résoudre des problèmes, leur aptitude à la gestion du temps et leur réactivité face aux situations imprévues. En ce sens, le test psychotechnique peut être une étape indispensable lors d’un entretien d’embauche.
Pourquoi engager une secrétaire virtuelle ?
Qu’il s’agisse d’engager une assistante vivant en France, en Algérie ou à Madagascar, il y a plusieurs avantages à recruter une secrétaire indépendante. Le point principal est le coût du service effectué, qui est beaucoup moins cher qu’un secrétariat en interne, avec les exigences et les frais liés. Pour les petits et moyens entrepreneurs, qui n’ont pas les capitaux nécessaires pour investir dans l’embauche, les services d’une secrétaire en freelance deviennent une solution pratique.
La négociation peut toujours se faire de manière organisée par des contrats de services. Il est également possible d’émettre une facture pour une déclaration ultérieure dans les recettes. Ceux qui travaillent en tant qu’entrepreneurs, ont beaucoup de mal à gérer toutes les tâches seuls. Par conséquent, même le soutien à distance dans l’organisation d’activités communes est essentiel.
Savoir comment gérer la routine
Avant d’engager une secrétaire indépendante, il est recommandé d’utiliser une simulation. Cette procédure consiste à démontrer hypothétiquement la routine du bureau. Il convient de demander à la candidate quelles mesures peuvent être appliquées pour résoudre une situation fictive. Cette occasion permet d’évaluer la stratégie d’organisation des pratiques de routine, la capacité à prendre les bonnes décisions et les possibilités de vérifier la proactivité, la dextérité et le calme face à un défi.
Comme plusieurs entreprises se partagent le service d’une même secrétaire indépendante, elles dépensent donc beaucoup moins pour des services plus complets. Le modèle est similaire à celui adopté par les espaces de coworking tels que https://www.coworking-aix-en-provence.com. De plus, contrairement à ce que certains pensent, la qualité du service n’en est pas affectée. Il est possible de garantir la même qualité de service qu’une secrétaire classique.
Il est recommandé de faire passer des tests psychotechniques aux candidats pour évaluer leur capacité à s’adapter aux nouvelles technologies, leur compréhension des outils numériques et leur aptitude à utiliser les logiciels spécifiques à l’organisation.
Tout le monde bénéficie d’un espace de coworking, les travailleurs indépendants, les jeunes diplômés qui s’intéressent au freelance et les assistantes virtuelles ont la possibilité de faire des opérations de portage salarial simulation avant de choisir la meilleure société de portage pour les accompagner dans leur carrière !
Avoir de bonnes relations interpersonnelles
Pour engager une secrétaire intendante efficace, il est essentiel évaluer ses relations avec les dirigeants de l’entreprise et ses partenaires ou clients. Dans ce sens, la cordialité, le bon usage de la langue française et la capacité à interagir avec les autres doivent être examinés. Tenez également compte du langage non-verbal (comme les gestes, les postures, les vêtements, etc.).
Savoir suivre les tendances
Dans le monde connecté dans lequel nous vivons, il est nécessaire d’être conscient des nouvelles possibilités de relations en dehors de l’environnement de bureau. En plus des moyens technologiques disponibles pour la programmation et l’évaluation du taux d’absentéisme, il est intéressant de recourir à d’autres outils qui améliorent la collaboration, notamment si vous décidez d’engager une secrétaire à domicile.
Les stratégies peuvent aller de l’adhésion à une application de messagerie à la facturation optimisée des frais qui sont facturés par les partenaires de l’entreprise. La secrétaire indépendante idéale doit aller au-delà de ce qui sera nécessaire dans ses activités. Dans ce contexte, il est essentiel d’étudier ses compétences, telles que l’informatique, la gestion correcte des réseaux sociaux d’entreprise, la manipulation des systèmes d’exploitation, etc.
Enfin, pour ce poste, les attitudes suivantes sont considérées comme louables : la discrétion dans les activités privées, l’esprit de leadership et la relation objective avec les autres professionnels en plus d’une grande autonomie.
